THE EISENHOWER MATRIX TO PRIORITIZE BUSINESS NEEDS

THE PROBLEM

During an agile transition project at a corporate customer we faced the situation, that the Product Owner (PO) was struggling to

Im Rahmen eines Projekts bei einem größeren Konzern hatten wir die Situation, dass sich Team und Product Owner (PO) zwar über die grundsätzlichen Prioritäten der Backlog Items klar und einig waren. Der PO hatte jedoch die Herausforderung, diese seinem Management und anderen Stakeholdern zu transportieren, die naturgemäss an einem anderen Detailgrad interessiert sind und in einem Product Backlog das “Big Picture” vermissen.

THE SOLUTION: A SIMPLE AND INTUITIVE OVERVIEW

We remembered the “good old Eisenhower Matrix” that is used to classify tasks, based on two parameters: “Importance” and “Urgency”. As a first proof of concept we created a “haptic implementation” with Post-It notes and the necessary boxes.

Wir erinnerten uns dann an die gute alte “Eisenhower Matrix”, mit der man auf Basis der beiden Parameter “Dringlichkeit” und “Wichtigkeit” einfach darstellen und zur Entscheidung bringen kann. Unser erster “Proof of Concept” war die haptische Umsetzung mit Post-Its auf der entsprechenden Matrix, um zu überprüfen, ob den designierten Rezipienten des Ganzen, in diesem konkreten Fall das mittlere Management, diese Darstellung hilft. Die Darstellungsebene waren Epics – sprich, pro Epic ein Post-It. In anderen Projekten ist aber auch ein Post-It pro User Story denkbar.

Ein erster Test “am lebenden Objekt” zeigte schnell, dass dem Management diese Darstellung sehr half, die Inhalte, Prioritäten und (in einer späteren Version) auch Abhängigkeiten besser zu verstehen.

OUR FIRST IMPLEMENTATION IN JIRA

Wir begannen also mit einer ersten einfachen Implementierung in Jira, die anhand flexibler Filterkriterien aus den Backlog Items eines Projekts eine Eisenhower Matrix rendert (Screenshot folgt, da ein Screenshot vom Kundensystem aus nachvollziehbaren Gründen hier nicht verwendet werden kann). Momentan ist diese Darstellung noch “read-only”, d.h. es dient nur der Darstellung, Änderungen, die dann wieder in die Epics zurückgespielt werden, können derzeit noch nicht vorgenommen werden.

Die Eisenhower Matrix soll natürlich keinesfalls die teaminterne Kommunikation ersetzen. Wir haben aber die praktische Erfahrung gemacht, dass diese Implementierung Stakeholdern und Personen, die nicht im Detail mit dem Projekt vertraut sind, aber sehr hilft, ein erstes “Big Picture” zu gewinnen. Für weitere Details steht dann natürlich, wie gewohnt, das Product Backlog zur Verfügung.

Wir haben noch einige weitere Ideen für die weitere Umsetzung der Eisenhower Matrix in Jira, u.a.

  • Bidirektionales Aktualisieren von Items
  • Die Anzeige von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Items
  • Verschieben von Prioritäten in der Eisenhower Matrix

die wir, abhängig vom Feedback dieses Kunden (und ggf. weiteren Interessenten) weiterentwickeln werden. Ausserdem fliessen die Erkenntnisse aus zahlreichen Gesprächen, u.a. in Atlassian Usergroup Treffen und Anforderungen aus anderen Projekten in die Weiterentwicklung ein.

Haben Sie Interesse an der Jira “Eisenhower Matrix”? Wir freuen uns über eine Nachricht.